Workspaces

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O que é um Workspace?

Um Workspace é o ambiente compartilhado da sua equipe dentro do First Answer. Todas as marcas que você monitora, todos os prompts que você acompanha e todas as análises que você realiza existem dentro de um workspace. Todos os membros que você convidar terão acesso a tudo isso em conjunto. Ao criar sua conta no First Answer, um workspace pessoal é criado automaticamente para você. Você pode renomeá-lo, convidar colegas de equipe e gerenciar acessos pela página de configurações do Workspace.

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Alternando entre workspaces

Se você pertence a mais de um workspace, seja como proprietário ou como membro convidado, você pode alternar entre eles usando o seletor de workspace na barra de navegação superior. Clique no nome do workspace no canto superior esquerdo. Um dropdown aparece listando todos os seus workspaces, cada um com seu papel: Owner ou Membro. Clique em qualquer workspace para alternar para ele instantaneamente.

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Papéis

Cada workspace possui três tipos de papel: Há sempre exatamente um owner por workspace. A propriedade não pode ser transferida, e o owner não pode sair do workspace. Admins são criados por promoção: o owner transforma um membro existente em Admin (veja Alterando o papel de um membro). Um Admin conta no limite de vagas como qualquer membro e pode sair do workspace quando quiser.

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Acessando as configurações do Workspace

Para abrir a página de configurações do Workspace, clique no seu nome no canto superior direito e selecione Workspace no menu que aparece. Essa opção só aparece para o owner e os Admins do workspace selecionado. Isso leva você à página de configurações do Workspace, onde você pode ver todos os membros atuais, gerenciar convites pendentes e convidar novos integrantes.

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Convidando membros

O owner e os Admins podem enviar convites. Para convidar um colega de equipe: O First Answer lida automaticamente com dois cenários: Se o e-mail já possui uma conta no First Answer, a pessoa é adicionada como membro imediatamente e recebe uma notificação por e-mail. Se o e-mail ainda não está cadastrado, um link de convite é enviado para esse endereço. O link é válido por 7 dias. Ao se cadastrar, a pessoa é automaticamente adicionada ao seu workspace. Nos dois casos, a pessoa entra como Membro. Para dar permissões de Admin, o owner faz a promoção depois.

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Limite de vagas

O número de pessoas que você pode ter no seu workspace depende do seu plano. A contagem de vagas inclui:

• Membros e Admins ativos (o owner não conta no limite de vagas)
• Convites pendentes que ainda não expiraram

A página de configurações do Workspace mostra quantas vagas ainda estão disponíveis (por exemplo, 1 de 2 convites disponíveis). Se você atingiu o limite do seu plano, faça upgrade ou remova um membro existente antes de enviar novos convites.

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Gerenciando membros

Na página de configurações do Workspace, o owner e os Admins podem gerenciar a lista de membros:

• Ver detalhes do membro: cada linha mostra o nome, e-mail, cargo, data de entrada e data da última atividade do membro
• Remover um membro: clique no menu ··· ao lado de um membro e selecione Remover membro. O acesso é revogado imediatamente. O owner pode remover Membros e Admins; Admins só podem remover Membros comuns

Membros removidos perdem o acesso ao workspace imediatamente. Seus dados (marcas, análises e resultados) permanecem no workspace e não são excluídos.

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Alterando o papel de um membro

Apenas o owner pode alterar papéis. Clique no menu ··· ao lado de um membro e selecione:

• Tornar admin: promove um Membro a Admin
• Voltar a ser membro: transforma um Admin de volta em Membro comum

A mudança vale imediatamente.

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Gerenciando convites pendentes

Os convites enviados mas ainda não aceitos aparecem na seção Convites Pendentes da página de configurações do Workspace. A partir daí, o owner e os Admins podem:

• Reenviar: gera um novo link de convite e envia um novo e-mail. Também reinicia o prazo de validade de 7 dias
• Revogar: cancela o convite para que o link existente pare de funcionar

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Registro de atividades

O registro de atividades mostra quem alterou o quê dentro do workspace e quando. Ele serve para acompanhar mudanças feitas pela equipe e como evidência em auditorias internas ou de clientes.

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Quem tem acesso

Apenas o Owner e os Admins do workspace veem o registro de atividades. Membros comuns não veem a seção nem conseguem consultar os registros, e o bloqueio também é aplicado no servidor, não apenas na tela. Cada registro pertence a um único workspace. Você só vê as atividades do workspace selecionado no momento, nunca as de outros workspaces.

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Como acessar

A lista mostra as atividades mais recentes primeiro, com as colunas Data, Usuário, Ação e Item. Quando a alteração é em algo ligado a uma marca, o nome da marca aparece junto ao item. Você pode refinar a lista pelos filtros Tipo de item, Ação, Usuário e Período, e voltar à lista completa com Limpar filtros.

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O que é registrado

Um registro é criado sempre que alguém do workspace faz uma alteração pela plataforma, por exemplo:

• Marcas: criação, edição, exclusão, conclusão do onboarding e regeneração
• Concorrentes: concorrentes monitorados (criação, edição, exclusão, associação) e concorrentes detectados ignorados
• Prompts: criação e exclusão de prompts monitorados, grupos de prompts e associação de prompts a grupos
• URLs monitoradas: criação e exclusão
• Ações recomendadas e conteúdos: mudanças de status, criação e edição de conteúdos, feedback e restauração de versões
• Workspace e equipe: renomear o workspace, convites (envio, reenvio, revogação), mudança de papel, remoção e saída de membros
• Integrações: vínculo e desvínculo de propriedades do Google Search Console, associação de projetos de AI Analytics e Crawler Logs

Cada registro guarda:

• Quem fez a alteração (usuário e e-mail)
• Quando foi feita (data e hora)
• O que foi feito (criou, alterou, removeu ou uma ação específica, como arquivar ou reenviar convite)
• Em qual item (tipo e nome do item, e a marca, quando houver)
• O que mudou, nas edições: o valor anterior e o novo de cada campo alterado

Para fins de segurança, o endereço IP e o navegador usados também são registrados. Essas informações não aparecem na tela e ficam disponíveis apenas para investigação interna da equipe do First Answer.

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O que não é registrado

• Visualizações: abrir telas, consultar dashboards ou exportar dados não gera registro. Apenas alterações são registradas.
• Processos automáticos: coletas e análises executadas pela plataforma em segundo plano não aparecem no registro.
• Dados sensíveis: senhas, tokens de acesso e chaves de API nunca são gravados. Nas chaves de API, apenas o nome e o prefixo ficam registrados. Textos longos, como o corpo de um conteúdo, também não são copiados para o registro; fica registrado apenas que foram alterados.

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Integridade e retenção

Os registros não podem ser editados nem excluídos, nem pelo Owner, nem pela equipe do First Answer pela plataforma. Se um usuário deixar o workspace ou tiver a conta excluída, os registros dele continuam disponíveis, com o e-mail que ele usava na época. Atualmente os registros são mantidos por tempo indeterminado.

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Renomeando seu workspace

O owner e os Admins podem renomear o workspace a qualquer momento. Na página de configurações do Workspace, clique no ícone de lápis ao lado do nome do workspace, digite o novo nome e salve. Os nomes devem ter entre 3 e 60 caracteres.